Publicado el diciembre 3, 2014 por Vera Lopez
Para hablar de Tipo documental hay que diferenciar primero entre
caracteres externos e internos de los documentos.
§ Externos: hablamos de caracteres externos cuando
nos referimos como es el documento físicamente: clase y tipo documental,
formato, etc.
§ Internos: Que se refieren a las partes de las que
consta un documento: productor o entidad, fecha, etc.
Cuando hablamos de tipo documental
nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías
de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto
que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas,
correspondencia, etc. y por tanto a cuál es su finalidad o actividad. Son
similares en cuanto sus caracteres internos.
La serie documental: se refiere a un conjunto de
documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma
función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al
mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo
que se refiere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto
externo.
Además encontramos la Subserie que es
el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón
derivada de su creación, recepción o utilización.
Unidad
documental
Unidad
Documental compuesta (expediente): es una unidad
organizada de documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por
cualquiera de estas razones:
§ Por el productor, para su uso corriente
§ Durante el proceso de organización archivística
(porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto
Unidad
Documental simple (documento): se refiere a la
unidad documental archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser
dividida en más parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un
informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen que estar
dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por unidades
documentales simples.
Fuentes:
§ Barbadillo Alonso, Javier [2011]: Las normas de
descripción archivística: qué son y cómo se aplican. Gijón. Trea.
§ Cruz Mundet, J. R. [2011]: Diccionario de
Archivística. Madrid. Alianza
§ Duque Fuenteleja, Belen. Conceptos básicos de
Archivística. UNED y Fundación Carlos Amberes.
§ Heredia Heredia, Antonia [1995}: Archivística
general: teoría y práctica. Sevilla. Diputación provincial.
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