1. INTRODUCCIÓN
· Definición de colección
· Concepto “Gestión de la colección”
· Planificación
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
· Registro
· Sellado
3. PROCESOS TÉCNICOS
· Catalogación
· Clasificación
· LEM
· CDU
4. ORDENACIÓN
· El acceso
· La signatura
5. GESTIÓN DE DEPÓSITOS
6. CONCLUSIÓN
· La automatización libera al bibliotecario, que se dedica más a la difusión
1. INTRODUCCIÓN
· Definición de colección
Siguiendo la definición de Luisa Orera, entendemos por colección o fondo bibliográfico “el conjunto de materiales bibliotecarios que la biblioteca pone a disposición de los usuarios”.
Hoy en día, se considera que la colección de una biblioteca es la suma de los fondos ubicados físicamente en ella más la colección accesible por medios informáticos y telemáticos.
· Concepto “Gestión de la colección”
El concepto “Gestión de la Colección” supone en la actualidad la realización de distintas tareas, y tiene un enfoque bastante globalizador: abarca desde la selección y la adquisición, primeras dos tareas bibliotecarias para la formación de la colección, hasta la evaluación, la conservación y la cooperación, pasando por el proceso técnico.
Vamos a centrarnos en el proceso técnico de los fondos, que es el tema que nos ocupa.
· Planificación
Antes de nada señalaremos que todas las actividades que incluye la gestión de la colección deben ser cuidadosamente planificadas antes de su ejecución, y que durante esta fase se tendrán muy en cuenta las características de cada biblioteca, sin olvidar, que el objetivo final de todo fondo documental es su difusión.
2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS: REGISTRO Y SELLADO
El llamado proceso técnico de los fondos conforma una serie de etapas que el documento debe cumplimentar antes de llegar a las estanterías. Básicamente son dos: la Catalogación y la Clasificación.
Estas van precedidas de un par de procesos administrativos que pasamos a exponer: Registro y Sellado.
· REGISTRO
Esta operación es una tarea de tipo administrativo y contable que los SIGB permiten hacerlo de forma automatizada en la actualidad. El sistema asigna un número correlativo a cada documento que se da de alta, una vez terminado el proceso de adquisición. Se genera entonces un código de barras adhesivo, que contiene la información bibliográfica básica relativa al documento en cuestión.
El registro supone un verdadero inventario de fondos pertenecientes a la biblioteca, ya que se registra todo lo que entra en ella y permite además hacer un seguimiento del estado de los ejemplares y de posibles incidencias.
El registro es, en definitiva, testimonio de que un documento forma parte de la colección y es muy útil para realizar estadísticas y para la evaluación cuantitativa de la colección.
· SELLADO
La colocación del sello, por otra parte, es también prueba de la propiedad de la obra por parte de la biblioteca. El sello deberá colocarse de forma discreta, y aunque no hay normas fijas, se suele poner en la portada y en determinadas páginas, siempre sin dañar el material o tapar información.
Tanto la colocación del código de barras como del sello generan dudas cuando se trata de materiales no librarios, como por ejemplo, los discos ópticos. Al no existir directrices claras al respecto, y dadas sus pequeñas dimensiones, no se sabe con certeza dónde colocar la pegatina y el sello sin afectar ni al soporte ni al contenido.
3. PROCESO TÉCNICO: CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN
Una vez realizadas estas dos tareas administrativas pasamos al tratamiento técnico propiamente.
La Catalogación y Clasificación forman parte del llamado análisis documental, definido por Rosa Garrido como “Conjunto de operaciones que conducen a representar el contenido y forma del documento primario de modo distinto al original, elaborando el llamado documento secundario dotado de todos los elementos informativos necesarios que permiten tanto su identificación como su recuperación”
El análisis documental consta de dos fases: análisis formal y análisis de contenido.
La Catalogación se encuadra dentro del análisis formal y la Clasificación dentro del análisis de contenido.
Veamos estas dos tareas por separado:
· Catalogación
La Catalogación o análisis formal se da cuando analizamos el continente del documento.
Se define como el “proceso de describir los elementos informativos que permiten identificar un documento y de establecer los puntos de acceso que van a permitir recuperarlo por el título, autor o materia que se conocen de antemano”.
El asiento bibliográfico
El producto obtenido tras la catalogación de un documento es el asiento bibliográfico. Un registro bibliográfico se compone básicamente de tres partes bien diferenciadas:
- Descripción bibliográfica: conjunto de datos bibliográficos que se redactan de acuerdo a unas reglas (las ISBD) y que son necesarios para poder diferenciar un documento de otro similar. Las Reglas de Catalogación españolas se publicaron a partir de las ISBD.
- Puntos de acceso al registro: Consiste en dotar al documento de las entradas necesarias que permitan ordenarlo y recuperarlo dentro del catálogo. Hay un punto de acceso principal, llamado encabezamiento, y otros secundarios. Según su contenido, los puntos de acceso pueden ser de dos tipos: autores personales, corporativos o título, lo que viene a ser la catalogación descriptiva, o temáticos, lo que viene a ser la Clasificación propiamente.
- Datos de localización física: normalmente mediante signatura topográfica.
Catalogación automatizada
Hoy en día todo el proceso de catalogación se desarrolla en un entorno eminentemente tecnológico, por lo que las tradicionales fichas manuales han caído en desuso. La catalogación automatizada es ya una realidad en el mundo bibliotecario actual, gracias en gran medida al uso generalizado de los formatos MARC.
Catalogación compartida/cooperativa
Las bibliotecas inmersas en programas de cooperación que incluyan catalogación compartida o cooperativa tendrán además la posibilidad de capturar registros bibliográficos de una BD común, para después modificarlos según sus necesidades y evitar hacer la catalogación completa.
· Clasificación
La Clasificación es la tarea del análisis de contenido que consiste en agrupar los materiales por su contenido con objeto de facilitar su situación y búsqueda. Clasificar un documento supone, por tanto, adjudicar a un documento, en función de su contenido intelectual, uno o varios encabezamientos de materia, extraídos de una lista previamente definida.
LEM
La herramienta básica para clasificar es la Lista de Encabezamientos de Materia.
Existen muchas listas diferentes, pero cada centro utiliza la suya en función de sus necesidades o normativa. Una lista de uso habitual en bibliotecas españolas es la “Lista de encabezamientos de materia para las bibliotecas públicas”, del Ministerio de Cultura, cuya última edición fue publicada en 1987.
Las listas de encabezamientos de materia se componen de encabezamientos y subencabezamientos.
El encabezamiento intenta condensar el tema sobre el que trata el documento.
El subencabezamiento puede acompañar al encabezamiento para precisar o delimitar el sentido de la materia. Se coloca detrás del encabezamiento, separado por un guión. Los subencabezamientos pueden ser de materia, topográficos, cronológicos y de forma.
CDU
Los sistemas de clasificación pueden ser alfabéticos, como las Listas de encabezamientos, o sistemáticos, como la CDU. La CDU es otra clasificación usada paralelamente a los encabezamientos de materia, y también sirve como punto de acceso temático. Ambos vienen reflejados en el asiento bibliográfico tras el tratamiento documental.
Las clasificaciones sistemáticas ofrecen el punto de acceso temático mediante una notación, que es un sistema de símbolos, números o combinación de ambos
La CDU es un sistema muy difundido en España. Enumera el conocimiento en 10 grandes grupos, y siguiendo el principio de subordinación lógica, cada uno de estos grupos puede subdividirse a su vez, y así sucesivamente descendiendo en el nivel jerárquico.
Es una clasificación decimal, puesto que los números se contemplan como si fueran fracciones decimales.
En cuanto a la temática que abarca, tiene vocación universal y enciclopédica. La CDU se compone de tablas principales, tablas auxiliares (comunes y especiales), y un índice alfabético que remite a las tablas principales.
4. ORDENACIÓN
Los materiales que han sido procesados pueden integrarse en la colección, según el modo de ordenación establecido en la biblioteca.
· el acceso
La ordenación de los fondos marcará la pauta para el acceso a los mismos. El acceso a la colección puede ser:
- Directo: Responde a una ordenación sistemática, muy habitualmente la CDU. El usuario tiene la posibilidad de consultar los libros directamente. Algunos inconvenientes de este sistema son el deterioro y posible desubicación de las obras, pero según Manuel Carrión, debe ser habitual en todas aquellas bibliotecas que no tengan una función conservadora.
- Indirecto: Responde a una ordenación correlativa de números. Los fondos no se encuentran en la sala de lectura y se hace necesaria la intermediación del bibliotecario, que es quien accede a los depósitos en busca del documento/s. Es un sistema lento e incómodo para el lector, que consume mucho tiempo y esfuerzo al personal, pero conveniente para determinados tipos de fondos.
- En bibliotecas de libre acceso, los nuevos soportes tienden a integrarse cada vez más con el resto de materiales, en vez de hacer una separación física por soportes. En ese caso, el acceso a los mismos será de tipo Semidirecto: se disponen en libre acceso las carátulas o fundas de los materiales y se solicita al bibliotecario el documento que se desea.
· LA SIGNATURA
La clave para la ordenación la da la signatura topográfica, que aparece tanto en el registro bibliográfico como en el documento mismo, materializada en forma de tejuelo.
El tejuelo es la pista gráfica que se coloca en el documento, que consiste en una etiqueta con sus datos de localización. En el caso de los libros se coloca en el lomo, el lugar más visible cuando el documento está en la estantería.
Cuando los libros se colocan por CDU, y con intención de precisar algo más, es muy común completar la signatura con las marcas de Cutter.
Por último en cuanto a la ordenación, la señalización y la formación de usuarios son imprescindibles para una buena comprensión de la ordenación y una correcta interpretación de las signaturas.
5. GESTIÓN DE DEPÓSITOS
Los depósitos son las salas que albergan fondos que no están en libre acceso, por razones de preservación, obsolescencia o bajo índice de consulta.
En los depósitos el espacio se aprovecha al máximo el espacio, debido a la ordenación por número currens, y también a la posibilidad de usar las estanterías compactas. Es un sistema de estantería metálica cerrada con estantes que va montada sobre rieles anclados al pavimento, de manera que se pueden desplazar con una manivela o de forma automática. Antes de instalarlos hay que tener en cuenta la resistencia del suelo.
Esto no es un problema cuando los depósitos están situados en sótanos. Sin embargo, este hecho puede derivar en nefastas consecuencias si no se establecen rigurosas medidas de preservación y conservación.
Debe evitarse a toda costa el riesgo de inundaciones. La humedad, temperatura y la luz deben mantenerse lo más estables posible, para lo que se dispondrá de un sistema regulable que mantenga un 40-50% de humedad relativa y una temperatura de 15-21º. Cada tipo de soporte tiene establecidas, no obstante, sus condiciones idóneas de conservación.
La luz no debe rebasar los 100 lux.
La ventilación debe estar asegurada mediante sistemas de renovación y filtrado del aire.
Los materiales y el equipamiento deben ser incombustibles o tratados con materiales ignífugos. En cualquier caso, debe haber un sistema de detección de incendios así como extintores.
Las medidas anti-hurto también deben estar presentes, sobre todo para los materiales raros y preciosos. Estos, al tener limitada su consulta, suelen contar con una reproducción en otro soporte, normalmente mediante un proceso de digitalización.
En este sentido, citaremos el proyecto de la BNE “Memoria Hispánica”, que incluye actividades relacionadas con la preservación y difusión del Patrimonio Bibliográfico Histórico.
6. CONCLUSIÓN
Como conclusión, es de interés reseñar la importancia de la automatización en el tratamiento técnico de los fondos, que ha permitido al bibliotecario liberarse de mucha carga de trabajo, para poder dedicarse a otros menesteres más en consonancia con el fin último de toda biblioteca: la difusión de la colección.
