LA CADENA DOCUMENTAL.
Los Centros de Información y Documentación tienen
un objetivo esencial consistente en ofrecer al colectivo de usuarios para el que trabajan la información que
necesiten, bien sea de forma puntual o de forma permanente, en respuesta a una
demanda concreta o bien anticipándose
a sus deseos y, todo ello, con la mejor relación calidad-precio posible. Para ello
deberán articular una serie de operaciones que, en conjunto, constituyen la
cadena documental, integrada por operaciones de entrada y tratamiento,
operaciones de salida y difusión y operaciones de mantenimiento.
4.1. Operaciones de
entrada:
Son aquellas que conducen a la formación de los
depósitos de documentos y a la producción de representaciones de estos que
formarán los ficheros interrogables, manuales o informáticos. Son las
siguientes:
Selección y adquisición de
documentos: Es la
operación por la cual el Centro de Documentación determina los documentos que
serán procesados y, en su caso, adquiridos. Esta operación exige el
conocimiento, por parte de la persona o personas encargadas, de toda la
producción documental del área en la que se está trabajando. El establecimiento
de una política de selección adecuada irá en función de los factores
siguientes: Personal y recursos disponibles; Especialización del centro;
Objetivos y prioridades; Naturaleza del centro; Tipo de servicios y usuarios; y
Relaciones con otras unidades.
Análisis documental: Es el conjunto de operaciones
destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente
a su forma original, con el fin de facilitar su consulta o su recuperación
posterior. El Análisis documental gira en torno a dos polos: La descripción
física del documento (catalogación) y la descripción de su contenido para su
ordenación o localización (clasificación o indización) y para su conocimiento e
información (resumen analítico). La suma de todas las operaciones dará lugar a
nuevas formas de representación del material analizado: Catálogos, ficheros,
boletines bibliográficos, etc.
La operación que describe el
documento para su identificación física se llama catalogación y se rige por una serie de instrucciones
o normas convencionales universalmente aceptadas para cada tipo de documento.
La norma más extendida es la ISBD (International Standard Bibliographic
Description), dentro de la cual están la ISBD(M), para monografías, ISBD(S),
para publicaciones periódicas o ISBD(ME) para materiales no librarios, es
decir, video, películas, etc. El propósito de la descripción física es
suministrar una representación del documento que lo describa de forma única,
sin ambigüedades, y que permita luego identificarlo, localizarlo, incorporarlo
a los ficheros y catálogos, o solicitar un ejemplar cuando se requiera.
La indización es la operación por la cual se
escogen los conceptos más adecuados para representar el contenido de un
documento (es decir, los temas que éste trata) y la traducción de estos
conceptos a términos extraídos de un lenguaje documental (Tesauro o
clasificación). Con ello se pretende desarrollar un sistema que permita la
búsqueda de los documentos por los temas que tratan. Es por lo tanto la operación
central de todo sistema documental, tanto para el almacenamiento como para la
recuperación de la información.
El resumen analítico, por último, es una breve
exposición del contenido de un documento en la cual se indica el carácter del
mismo, su contenido y las conclusiones a que llega. Tiene por objeto mejorar
los resultados de la difusión ofreciendo al usuario una visión clara del
contenido de un original, llegando en ocasiones a sustituirlo.
Almacenamiento: Es la operación consistente en
ordenar los documentos en las mejores condiciones posibles para su conservación
y uso. Todo documento mal ordenado es un documento virtualmente inexistente. En
general hay dos modalidades diferentes de almacenamiento: la primera es un
sistema numérico por el cual se asigna un número diferente a cada documento y
se ordenan correlativamente; la segunda modalidad se basa en una clasificación
sistemática por la cual se ordenan los documentos en función de su contenido.
Para definir la modalidad de almacenamiento y el mobiliario necesario habrá de
tenerse en cuenta la frecuencia y tipo de uso que se haga de los documentos, el
espacio del que disponemos y los agentes de deterioro que actúen sobre los
documentos.
4.2. Operaciones de
salida. La difusión.
La difusión es el proceso por el cual se transmiten
al usuario la información o los documentos que necesita o bien se le da la
posibilidad de acceder a ellos. Es el desenlace de todo el proceso documental
ya que todo Centro recoge y procesa información con el propósito de difundirla,
siendo la difusión la verdadera razón de ser de la Documentación. No hay una
forma única de difusión, sino diferentes tipos de productos y servicios capaces
de vehicular información hacia los usuarios. Sin embargo, con el objeto de
sistematizar pueden distinguirse dos formas básicas de difusión, la difusión
bajo demanda y la difusión documental.
La difusión bajo demanda se realiza cuando el
usuario se dirige al Centro de Documentación con el objeto de solicitar una
información concreta. Conocida la demanda el documentalista interroga el
sistema a partir de distintos parámetros como el tema de la búsqueda, los
motivos de la búsqueda, el grado de detalle necesario, los tipos de documentos
que el usuario desea (Libros, revistas, informes de trabajo, folletos, literatura comercial,
etc.), el punto de vista, las formas de tratamiento, las localizaciones
espacio-temporales, las fuentes concernidas y dispersión de la información
entre ellas. Un aspecto importante a tener en cuenta es que el diálogo
documentalista-usuario debe aclarar de la mejor forma posible el deseo real del
usuario, con el objeto de interrogar al sistema de forma pertinente, escogiendo
las fuentes óptimas y el vocabulario adecuado.
Igualmente puede considerarse difusión bajo demanda
la consulta en línea a una Base de datos. Realizando la búsqueda bajo los
mismos parámetros pero sin la mediación de un documentalista de la propia Base
de datos, el usuario puede obtener la información, bien sea referencial o bien
texto completo, en su propio ordenador.
En cuanto a la Difusión documental es aquella que
implica iniciativa por parte del Centro de Documentación. Este deberá estudiar
a sus usuarios con el objeto de averiguar qué tipo de información necesitan y
cómo desean obtenerla para poder prever el sistema de difusión adecuado. Dentro
de la difusión documental veremos separadamente la difusión de documentos
primarios, la difusión de documentos secundarios y la difusión selectiva de
información.
·
Difusión
de documentos primarios. Junto a la tradicional consulta directa en una unidad
de información, ya sea en acceso controlado o libre acceso, o el Préstamo, se
pueden enumerar otras formas de difusión de documentos primarios como el
establecimiento de circuitos de circulación de documentos o la creación de
dossiers y revistas de prensa.
Es importante incluir aquí la difusión de
documentos en soporte distinto al original, que ha tomado un auge especial con
la introducción de la tecnología informática y de telecomunicaciones. Se
incluirían aquí en primer lugar las microformas (microfilms y microfichas). El
coste no es elevado, ocupan poco espacio y son cómodas para enviar por correo.
Su principal problema es que el usuario necesita de un aparato especial, un
lector de microformas, para poder leerlas. La fotocopia es otro modo de
difusión de documentos primarios. Es un medio cómodo pero caro, y sólo aplicable a documentos poco
voluminosos. Plantea problemas de derechos de autor. Y también incluimos los
material registrados en soporte informático, como disquetes, cintas, etc..
Sin embargo, todas estas formas de difusión se van
a ver afectadas, e incluso sustituidas, por la transmisión a distancia de
información: Correo electrónico, telefax, etc. Esta forma de difusión está
suponiendo una verdadera revolución especialmente desde la expansión universal
de las redes de transmisión de información, especialmente INTERNET, a las
cuales se conectan permanentemente millones de usuarios de todo el mundo que la
utilizan para intercambiar información de todo tipo.
·
Difusión
de documentos secundarios. Los documentos secundarios son los productos propios
del Centro de Documentación. La mayoría de Centros de Documentación elabora
algún tipo de publicación secundaria que difunde hacia los usuarios. Hay que
tener en cuenta que un porcentaje alto de usuarios no desea ir al Centro de
Documentación a recoger información, prefiriendo recibir esa información
elaborada en su lugar de trabajo o en su domicilio. Sin embargo hay que tener
en cuenta que para desarrollar productos secundarios se debe tener un número
elevado de usuarios con intereses similares, con el objeto de que los
documentos editados satisfagan al mayor porcentaje posible de usuarios. Son
productos documentales secundarios los siguientes: Boletines de adquisiciones,
Bibliografías de novedades, Bibliografías retrospectivas, Bibliografías
analíticas, Boletines de resúmenes, Índices y Boletines de sumarios.
A ellos se suma la tendencia actual a difundir
información en soportes de memoria ópticos (CD-ROM, Discos óptico numéricos)
basados en tecnología láser que, por su enorme capacidad de almacenamiento se
han transformado en un vehículo de difusión no ya de bibliografías o
instrumentos de referencia parciales sino de bases de datos completas y
actualizadas y de colecciones de textos íntegros organizados.
4.3. Operaciones de mantenimiento.
Son aquellas que permiten llevar a cabo y mejorar
las funciones básicas de la cadena documental: Selección, elaboración o mejora
de los útiles conceptuales utilizados (Tesauros, normas, programas, etc.) y de
los equipos técnicos necesarios; Planificación, organización y gestión de los
centros); Establecimiento de circuitos de circulación de documentos; Promoción
de la publicación y edición; Formación de usuarios.
En definitiva, el trabajo del centro de
documentación consistirá, en cierto modo, en la transformación de documentos
originales en instrumentos de referencia que los representen destinados a
facilitar a los usuarios la colecta de informaciones útiles para sus
necesidades concretas.
Y señalaremos, por último que todas estas funciones
tomarán características especiales según el tipo de centro del que se trate,
sean centros especializados en la colecta y difusión de documentos primarios
(bibliotecas, filmotecas, etc.), sean centros de difusión de información
secundaria o bien sean centros de análisis de información, aunque todos ellos
responderán al esquema básico aquí expuesto.
Recuperado desde:
http://pendientedemigracion.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema4.htm
