Por Elisa García-Morales
en Notas ThinkEPI 2013 |
La separación entre los
ámbitos de la información estructurada y no estructurada es un hecho muy común
en empresas y organizaciones. Se considera información no estructurada a toda
aquella información electrónica creada u obtenida por los usuarios finales que
no es almacenada en tablas de bases de datos relacionales: puede incluir e-mails,
documentos ofimáticos, pdf, hojas de cálculo, presentaciones, documentos
gráficos, audiovisuales, etc. Por exclusión, la información estructurada
consiste en datos almacenados en campos y registros dentro de bases de datos
relacionales.
El crecimiento del
volumen de información en soporte electrónico que generan y manejan las
organizaciones en el desarrollo de sus actividades, y el aumento de los riesgos
asociados con la misma, hace imperativo el gobierno de la información. Y al
abordar éste en la práctica, es cuando nos encontramos con dos planteamientos
diferenciados: los que se propugnan desde la gestión documental o records
management y los impulsados desde la gestión de los datos o data
management.
Sin embargo, algo
está cambiando en este terreno; por un lado, las organizaciones demandan
modelos de gobierno de la información que aúnen, bajo un enfoque común, la
gestión de la información estructurada y no estructurada; por otro, las grandes
empresas informáticas, conscientes de esta necesidad, ofrecen soluciones que
tratan de acercar cada vez más ambos entornos; por último, también
metodológicamente se tienden a alinear ambos conceptos bajo una visión más
integradora.
En trabajos recientes
nos hemos encontrado en la práctica con esta situación: dos proyectos
enfrentados que parten de distintas premisas y que generan un mar de confusión
a la hora de establecer una estrategia lógica de actuación. Tomo como ejemplo
de la situación un caso real de una entidad financiera que se encuentra
definiendo su modelo de gestión documental. Se trata de un proyecto tiene un
carácter estratégico y viene liderado por la unidad responsable de la gestión
documental. El modelo se sustenta y desarrolla a partir de unas bases
existentes en cuanto a gestión documental física y electrónica, e implica la aplicación
a la información no estructurada de los requerimientos establecidos por las ISO
30301 respecto a los procesos de creación y control de los documentos. Por
su parte, el área responsable de tecnologías de la información se encuentra
trabajando en un proyecto para la gestión del ciclo de vida de la información
estructurada basado en un modelo de ILM (Information Lifecycle Management).
En el momento en que los niveles directivos de la organización deben asumir y
aprobar la formulación de la política de gestión documental y de la
información, es cuando se ponen de manifiesto los puntos de fricción entre los
dos planteamientos.
ILM versus Records
management: ¿dos aproximaciones diferentes?
Information Lifecycle
Management (ILM), o gestión del ciclo de vida de la información, consiste en un
conjunto de estrategias para administrar y gestionar el almacenamiento de la
información a lo largo de su ciclo de vida. El término ha sido empleado en los
últimos años por la industria informática referido a la gestión de información
estructurada, datos contenidos en las aplicaciones transaccionales, y también
como sinónimo de DLM (Data Lifecycle Management).
En recientes
formulaciones se ha ampliado el sentido a cualquier activo de información y a
todo el ciclo de vida su creación hasta su disposición. En la realidad, la ILM
se ha centrado prioritariamente en la gestión del almacenamiento de las grandes
masas de datos con la finalidad última en el ahorro de costes y sin considerar
las actividades de disposición y conservación. La puesta en práctica esta
estrategia requiere la definición de una política, el análisis y clasificación
de los datos, la determinación de su ciclo de vida en función de las
necesidades de uso y disponibilidad por parte de la empresa, y el control sobre
la información almacenada.
Records Management
(RM), o gestión de documentos, se ha definido como el conjunto de actividades
que permiten gestionar y controlar de forma sistemática la creación, la
recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de la información y los
documentos que son prueba y evidencia de las actividades y operaciones de la
organización. La definición de “record” que se recoge en las ISO 30300
no excluye la información estructurada, pero en la práctica común su acepción y
ámbito tiende a quedar circunscrito a los documentos e información no
estructurada. A grandes rasgos, el despliegue de un sistema de gestión para los
documentos también requiere la definición de una política, el análisis de la
información y su clasificación, la determinación de su ciclo de vida y de las
acciones de retención y disposición.
Mientras que los
conceptos de ILM/DLM han sido desarrollados principalmente por la industria
informática, el RM ha evolucionado desde unos fundamentos conceptuales muy elaborados
basados en la Archivística y gestión documental, que han tenido su concreción
metodológica en numerosos estándares y guías de aplicación. Analizando más en
profundidad estas dos realidades que, por su origen y evolución, caminan por
sendas separadas, podemos observar que sus planteamientos de base responden a
una necesidad común sobre varios puntos clave; en definitiva se trata de:
-
Gobernar la información electrónica (sea ésta estructurada o no),
- Durante todo su ciclo de vida (lo que presupone que hay un ciclo a determinar).
- Garantizando el cumplimiento de las regulaciones y normas vigentes (para datos, para documentos).
- Minimizando los riegos asociados a la información en soporte electrónico.
- Durante todo su ciclo de vida (lo que presupone que hay un ciclo a determinar).
- Garantizando el cumplimiento de las regulaciones y normas vigentes (para datos, para documentos).
- Minimizando los riegos asociados a la información en soporte electrónico.
Acercando posiciones
Un planteamiento de
gobierno de la información debiera hacer converger ambas estrategias,
comprendiendo en su formulación tanto a la información estructurada como no
estructurada. Esto hace necesario acercar posiciones:
1. Buscando una
política común bajo la denominación única que mejor facilite a cada
organización la comprensión de una estrategia de gobierno global de la
información.
2. Estableciendo
coherencia entre los procedimientos para el análisis documental y el análisis
de la información estructurada; aprovechando las sinergias, manteniendo las
operativas específicas que se requieran, y estableciendo una base unificada de
conocimiento sobre la situación de los recursos y activos de información de la
organización.
3. Unificando la
relación de los requerimientos de cumplimiento que aplican a la información de
la organización, ya se trate de datos o documentos.
4. Aplicando un modelo
de identificación y gestión de riesgos, que incluya las políticas y estrategias
de seguridad respecto a la información electrónica.
5. Desarrollando una
clasificación común que supere las limitaciones de las clasificaciones
documentales en su aplicación a los conjuntos de datos estructurados.
6. Estableciendo los
criterios de retención; éstos no sólo debieran circunscribirse a los activos
definidos como “records”, sino que también deberán afectar a las copias de los
mismos que la organización pueda disponer en diversos espacios de
almacenamiento y deban de ser controlados por razones de cumplimiento.
7. Determinando los
requerimientos de disponibilidad de la información; enfocando la misma tanto
desde la perspectiva de las necesidades de acceso, legibilidad y usabilidad
como de los niveles de almacenamiento.
8. Determinando las
acciones de disposición y su control; incluyendo las decisiones respecto al
empleo de distintas opciones y niveles de almacenamiento, migraciones o
conversiones de datos, así como la eliminación controlada de la información
allá donde se ubique.
La convergencia es
necesaria
Si la información no
dispone de un adecuado sistema de gestión de todo su ciclo de vida, se corre el
peligro de una conservación indefinida de grandes masas de datos y documentos
cada vez más inmanejables. Poner la información bajo gobierno es una actividad
compleja en la que intervienen numerosos factores y que, por las dimensiones de
los activos y recursos, es necesario abordar en diversas fases alineadas en un
camino común. La tecnología debe aportar las soluciones que permitan la gestión
federada de los archivos de documentos y de datos ubicados en distintos
almacenamientos y repositorios internos y externos. La visión integral es
necesaria, ya que mantener estrategias separadas respecto a datos y
documentos duplica esfuerzos, es fuente de decisiones contradictorias, aumenta
los riesgos derivados del uso indebido, facilita y descontrol de la información
y dificulta el cumplimiento normativo.
Referencias
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octubre, 2012). “Records Management includes ILM”. Asu’s Estimate.
http://www.asuses.net/records-management-includes-ilm
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James, Jeff
(10 mayo, 2007). “Information Lifecycle Management for Unstructured Data”. Toolbox.com.
http://it.toolbox.com/blogs/storage-solutions/information-lifecycle-management-for-unstructured-data-16178
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Management Policy (15 may, 2012). Government of Western Australia. Department of
Health.
http://www.health.wa.gov.au/circularsnew/circular.cfm?Circ_ID=12867
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Kittmer, Sarah (1
septiembre 2005).The evolution of Federated records management. Trend-setting
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Open Text. Information
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http://www.opentext.com/2/global/solutions/sol-bus-is-it/sol-is-it-information-lifecycle-management
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SAP. Implement an
End-to-End EIM Strategy. Better manage structured and unstructured enterprise
content from creation to destruction – with enterprise information management
that combines information lifecycle management (ILM) and enterprise content
management (ECM) for a low TCO. White Paper.
Versase, Michael
(12 abril, 2010). “What is Federated Records Management?”. Wikibon Org.
http://wikibon.org/wiki/v/What_is_Federated_Records_Management
http://wikibon.org/wiki/v/What_is_Federated_Records_Management